Stage Assistant (e) Reporting

Job Description

La raison d’être d’ALIMA est de sauver des vies et de soigner les populations les plus vulnérables, sans aucune discrimination identitaire, religieuse ou politique, à travers des actions basées sur la proximité, l’innovation et l’alliance d’organisations et d’individus. Nous agissons avec humanisme, impartialité et dans le respect de l’éthique médicale universelle et de notre environnement. Pour accéder aux patients, nous nous engageons à intervenir de façon neutre et indépendante.

Les programmes d’ALIMA sont financés dans leur grande majorité par des bailleurs de fonds : bailleurs institutionnels, agences des nations unies, coopérations, fondations privées… Nos principaux bailleurs de fonds sont ECHO, BHA, le Ministère des affaires étrangères français, l’Union Européenne, l’UNICEF, le PAM, la Fondation Bill et Melinda Gates… ALIMA mène également des projets en consortium avec des ONG internationales et d’autres partenaires ou instituts de recherche. Un grand nombre de nos bailleurs et partenaires ont des représentants sur le terrain, la relation avec eux se construit donc directement depuis les bureaux pays d’ALIMA. Le financement des projets, et donc la recherche de fonds, relève de la responsabilité de la mission, avec l’appui des équipes des opérations et des équipes support de Dakar. Un.e Chargé.e de Support aux Opérations est présent.e dans chaque pays, et l’ensemble des CSO collaborent et constituent une équipe afin de contribuer au développement d’ALIMA et de ses projets. Au siège, un service dédié appuie les équipes opérationnelles pour la relation avec les bailleurs de fonds, notamment pour la veille des appels à proposition, le suivi contractuel, et la communication officielle avec les différents bailleurs. Ce service fait partie de la Direction des Opérations et est composé d’une Responsable des Relations Bailleurs, une Grants Officer, et d’un.e Référent.e Bailleurs par desk géographique. ALIMA dispose également d’un Département du Développement, basé à Paris, Dakar et New York, chargé notamment de la recherche de fonds auprès de donateurs privés et des fondations.

Responsibilities

Il/elle rend compte à la responsable du service bailleurs.

Niveau 1 : le titulaire du poste n'aura pas de contact avec des enfants ou/et des adultes vulnérables ni accès à des données à caractère personnel les concernant dans le cadre de son travail. Par conséquent, la vérification du casier judiciaire ou la présentation d'un certificat de bonne vie et mœurs ne sera pas obligatoire pour ce poste, à moins que le contenu du poste ne change, auquel cas le niveau de protection des populations vulnérables devra être revu.

Objectif général : Sous la supervision de la responsable de service bailleurs, vous travaillerez sur les problématiques de terrain relatives à la gestion des contrats de financement et au reporting.

En lien avec les référent.e.s bailleurs desk et la responsable de service bailleurs :

● Assurer un appui à relecture des rapports et des propositions de projet rédigés sur le terrain, envoyer les demandes d’informations complémentaires aux équipes de terrain et les assister pour la production de documents précis et analytiques, respectant les guidelines des bailleurs de fonds (rapports intermédiaires, finaux, propositions de projets…).

●  Mettre à jour la base de suivi des contrats de financement, vérifier la complétude des informations, et envoyer des rappels afin que les deadlines soient respectées.

●  Assister les équipes de terrain, et les référent.e.s bailleurs desk dans le développement de concept notes et propositions de projets, répondant de manière adéquate aux requêtes des bailleurs de fonds.

●  Appui au respect des procédures contractuelles des bailleurs de fonds, et soumissions des documents (proposition, rapport) sous formats spécifiques du bailleur ainsi que sur les plateformes de mise en ligne…).

● Assister le service bailleurs de fonds dans la veille et la recherche de nouvelles opportunités de financements, et établir des fiches bailleurs à la demande des équipes des référent.e.s bailleurs desk.

●   Assurer l’archivage des documents contractuels et les demandes de paiement en lien avec le service comptabilité au siège.

●   Assurer le lien avec le service de communication pour la production de plaquettes, fiches pays, etc.

Ce stage permet de développer les compétences et connaissances suivantes :

●   Gestion du cycle de projet et programmation des bailleurs de fonds

●   Procédures des bailleurs de fonds, suivi de contrat

●   Première approche des projets humanitaires en contexte de crise et des projets médico-nutritionnels

●   Formats et outils en ligne des principaux bailleurs de fonds (ECHO, BHA, AFD, CDCS…) et de fondations.

Educational Requirements

Formation universitaire en lien avec le poste (sciences politiques, relations internationales…) ;

Profil junior accepté mais une première expérience dans un cadre humanitaire fortement appréciée ;

Connaissance du cycle de projet, du cadre logique et des principaux bailleurs de fonds (UE, UN, etc.) ;

Additional Requirements

Qualités du/de la candidat.e

●      Capacités d’analyse et de synthèse ;

●      Excellentes capacités rédactionnelles ;

●      Capacité d’organisation et d’adaptation ;

●      Autonomie et esprit d’initiative ;

●      Capacité à travailler en urgence et de manière indépendante.

Langues 

●      Bonne maîtrise du français (lu, écrit, parlé) indispensable

●      Bonne capacité rédactionnelle en anglais