Responsable du développement de projets et des subventions

Job Description

IMPACT Initiatives est une ONG humanitaire, basée à Genève, en Suisse. L'organisation gère plusieurs initiatives, notamment i) l'initiative REACH visant à faciliter le développement de produits d'information qui améliorent la capacité de prise de décision et de planification de la communauté humanitaire dans les contextes d'urgence, de reconstruction et de développement, ii) l'initiative PANDA visant à soutenir directement acteurs à améliorer l'efficacité, l'efficience et l'efficience de leurs programmes, et iii) l'initiative AGORA visant à promouvoir une action d'aide localisée et multisectorielle en appui au relèvement et à la stabilisation des communautés touchées par la crise.

L'équipe IMPACT comprend des spécialistes de la collecte, de la gestion et de l'analyse des données et des SIG. IMPACT a été lancé à l'initiative d'ACTED et les deux organisations ont une forte complémentarité formalisée dans un partenariat global, permettant à IMPACT de bénéficier du soutien opérationnel d'ACTED sur ses domaines d'intervention.

Nous recherchons actuellement un responsable du développement de projets et des subventions pour superviser nos activités de développement de projets et de gestion des subventions dans la région du Sahel.

Responsibilities

Sous la direction du coordinateur pays (CC), le responsable du développement de projets et des subventions (PDO) est chargé de soutenir l'identification, le développement et la gestion des subventions dans la région du Sahel. Le candidat idéal serait désireux de travailler au sein d'une équipe dynamique et motivée et mettra clairement l'accent sur le développement de projets en tant qu'outil pour améliorer l'efficacité de la réponse humanitaire au Sahel (Burkina Faso, Mali et Niger).

Le poste pourrait évoluer vers un poste régional basé au Sénégal pour également soutenir les développements dans la région.

Les responsabilités du PDO comprennent les éléments suivants :

APPUI AU POSITIONNEMENT ET A LA LEVÉE DE FONDS

Toutes les tâches ci-dessous sont en appui au CC (et aux CC de la mission Sahel), et l'implication peut varier selon le profil, l'ancienneté et le contexte.

Analyse de contexte

• Soutien à l'analyse de la situation socio-économique des pays concernés, des tendances (des donateurs), des tendances de financement, des besoins et des lacunes
• Effectuer régulièrement une analyse des parties prenantes, qui fait quoi et où
• Alerter le coordinateur de pays (CC) des lacunes et des besoins émergents afin de déclencher des discussions/évaluations des donateurs en temps opportun

Développement de la stratégie et levée de fonds

• Contribuer à l'élaboration d'une stratégie de programme de mission conforme à la stratégie et à la feuille de route mondiales d'IMPACT grâce à l'engagement avec des acteurs externes, au suivi du contexte et aux points focaux pertinents
• Sur la base de la stratégie IMPACT, soutenir l'identification des opportunités de financement et des donateurs pour assurer la continuité du financement ainsi que soutenir la diversification du portefeuille de donateurs d'IMPACT en suivant les opportunités de financement, en s'engageant également potentiellement avec les donateurs et les groupes de travail des donateurs.
• Conformément à la stratégie et à l'expertise d'IMPACT, contribuer à la cartographie des partenaires, pour aider à identifier les partenaires internationaux et/ou locaux potentiels pertinents (universités, groupes de réflexion, ONG nationales et internationales, partenaires du secteur privé, etc.)

Relations extérieures

• Soutenir la coopération globale avec l'organisation sœur d'IMPACT, ACTED, en ce qui concerne le développement de projets et la gestion des subventions, en veillant à ce que la communication soit régulière et opportune et que des synergies soient recherchées et créées.
• Contribuer à établir, maintenir et améliorer des relations de travail actives et régulières avec les donateurs et, le cas échéant, servir de point de contact pour toutes les communications formelles/informelles avec les donateurs
• Établir, maintenir et améliorer des relations de travail actives et régulières avec les partenaires d'IMPACT, les ONG, les agences des Nations Unies, les groupes de travail, les consortiums et les universités concernés en ce qui concerne la mise en œuvre de projets et l'élaboration de propositions.
• Tenir à jour un répertoire des donateurs, des ONG internationales et locales, des autres partenaires et parties prenantes
• Assurez-vous que les activités de collecte de fonds sont suivies de manière appropriée dans le Funding Tracker (ou un outil similaire), qui est mis à jour régulièrement pour enregistrer les dernières négociations et les possibilités de proposition avec les donateurs.

GESTION DES SUBVENTIONS

Élaboration de la proposition

• Superviser la conceptualisation de la proposition de projet (énoncé du problème, cadre logique) et l'élaboration d'autres documents de collecte de fonds (expressions d'intérêt, notes conceptuelles) conformément à la stratégie régionale/nationale d'IMPACT et aux exigences des donateurs et en étroite collaboration avec IMPACT/partenaire hôte Field et HQ GD et finances
• Assurer la liaison avec le CC, les responsables de la recherche, le chef des opérations et les autres départements concernés pour s'assurer que les propositions sont pertinentes et techniquement solides, ainsi qu'avec d'autres parties prenantes internes telles que les finances pour le budget et d'autres documents liés au budget (par exemple, narratif budgétaire)
• Veiller à ce que l'apprentissage des projets précédents (par exemple, les leçons apprises et les meilleures pratiques) soit intégré dans les nouvelles propositions
• Assurez la validation de toutes les propositions avant de les soumettre à IMPACT HQ GD, et le partenaire du siège concerné par l'intermédiaire du point focal de terrain du partenaire (le cas échéant) est recherché.
• Assurez-vous que l'outil de suivi (tel que le suivi de la collecte de fonds) est correctement mis à jour.
• Traiter et coordonner la réponse et la soumission en temps opportun à tous les commentaires des donateurs sur les propositions en liaison avec le personnel concerné dans le pays, les équipes des subventions et des finances d'IMPACT HQ.

Contractualisation

• En coordination avec le CC et le siège d'IMPACT, examiner/négocier les propositions et/ou les contrats avec les donateurs, en veillant à ce que les exigences soient claires et comprises
• Contribuer aux exercices de diligence raisonnable des partenaires financiers en liaison avec le siège

Mise en œuvre et suivi du projet

• Assurer l'achèvement en temps opportun des processus liés aux subventions tels que les fiches de projet, le suivi des rapports mensuels (RFU) et le suivi des délais de rapport
• Veiller à ce que des réunions de lancement soient organisées en temps opportun impliquant toutes les composantes et les points focaux du projet
• Assurer l'établissement et la mise à jour régulière de l'avancement du projet, des principales conclusions et des réussites (y compris les principales conclusions de S&E - le cas échéant)
• Veiller à ce que toutes les obligations contractuelles soient clairement définies et communiquées en interne en termes de livrables ainsi que d'exigences en matière de rapports narratifs et financiers, en étroite coordination avec HQ GD et (le cas échéant) avec le département DP et le département financier du partenaire
• Lorsqu'un problème est identifié dans la réalisation des livrables dans le délai et le budget donnés, informer le personnel concerné dans le pays et suggérer des solutions potentielles qui respecteraient les règles des donateurs
• Veiller à ce que les demandes ad hoc des donateurs soient traitées en liaison avec le CC, le programme et les équipes de soutien
• Mettre en œuvre et superviser le système de classement spécifique au projet pour la gestion des subventions et s'assurer qu'il est régulièrement mis à jour.
• Fournir un soutien ad hoc à la mise en œuvre du projet en dépannant et en éliminant les points de blocage

Rapports

• Superviser l'élaboration d'un récit de projet de qualité et de rapports de suivi et d'évaluation (à l'appui des demandes des donateurs), reflétant l'avancement et l'état des projets de manière transparente, opportune et professionnelle, en liaison avec IMPACT HQ GD et les finances
• Assurer la liaison avec les équipes du programme lors de la préparation des rapports, et avec les finances pour assurer la cohérence et l'alignement entre les rapports financiers et narratifs en vérifiant la correspondance des données dans les rapports narratifs et financiers
• Superviser la RFU mensuelle et assurer une communication fluide et régulière avec IMPACT HQ GD
• Le cas échéant, assurer une coordination régulière avec le développement de projet du partenaire, les finances et les autres départements FLAT à toutes les étapes du développement et de la mise en œuvre du projet, y compris les consultations pour les discussions avec les donateurs, la participation aux réunions de lancement du projet et aux leçons apprises, et la rédaction des rapports des donateurs ou des demandes d'amendement

PARTENARIATS

En liaison étroite avec et sous la supervision du CC :

• Contribuer à identifier les partenariats potentiels pour fournir un soutien opérationnel et/ou technique aux programmes IMPACT
• Contribuer à la diligence raisonnable et à la vérification des partenaires en étroite liaison avec IMPACT GD et les départements FLAT du partenaire.
• En coordination avec HQ GD, faciliter ou participer aux discussions avec les partenaires de mise en œuvre, y compris en ce qui concerne la formalisation des modalités contractuelles (due diligence et aperçu des contrats)
• Veiller à ce que les partenaires comprennent clairement les politiques, les procédures, la conformité, les exigences en matière de rapports programmatiques et financiers d'IMPACT
• Le cas échéant, examiner régulièrement les rapports des partenaires et signaler tout problème en temps opportun au RC, au CC, aux finances et aux points focaux des partenaires, et suggérer des solutions potentielles
• Le cas échéant, agir en tant que point de contact sur le terrain pour toutes les communications formelles/informelles des partenaires de mise en œuvre

CONTRÔLE ET ÉVALUATION

• Veiller à ce qu'un cadre de suivi et d'évaluation clair pour chaque projet en cours soit élaboré sur la base des propositions de projet, des plans de mise en œuvre et des exigences en matière de rapports des donateurs (y compris les indicateurs contractuels de suivi et d'évaluation à suivre dans le cadre des activités)
• Veiller à ce que les politiques et procédures de S&E soient mises en œuvre, maintenues et suivies à des fins de reporting
• Veiller à ce que les conclusions du S&E soient prises en compte et que leurs recommandations soient intégrées dans les futures notes conceptuelles, propositions, rapports des donateurs et plans de mise en œuvre

Benefits

• Salaire défini par la grille salariale IMPACT; le niveau d'éducation, l'expertise, les difficultés, la sécurité et la performance sont pris en compte pour la prime salariale
• Allocation de subsistance mensuelle supplémentaire fournie dans le pays par le partenaire d'accueil d'IMPACT
• Nourriture et logement fournis à la maison d'hôtes de l'organisation / ou allocation de logement (selon la durée du contrat et le pays d'affectation)
• Frais de transport pris en charge, y compris billet aller-retour supplémentaire + franchise bagages
• Fourniture d'une assurance médicale, vie et rapatriement + forfait retraite