Coordinateur.trice Logistique

Job Description

ALIMA intervient au Niger depuis juillet 2009, en collaboration avec l'ONG médicale nigérienne BEFEN (Bien Etre de la Femme et de l'Enfant au Niger). En quelques années, BEFEN est devenu un acteur majeur parmi les ONG médicales nationales et internationales au Niger. Ensemble, ALIMA/BEFEN gèrent :

• Un programme de prise en charge de la malnutrition et du paludisme dans le district de Mirriah (800 000 habitants) – dans la région de Zinder à l'est du Niger, et dans le district de Dakoro (660 000 habitants) dans la partie nord de la région de Maradi ;
• Un programme RRM dans les quartiers de Tchintabaraden, Tassara et Tillia, région de Tahoua, dans la partie Nord du pays ;
• Un programme d'accès aux soins et prise en charge médico-nutritionnelle des populations touchées par le conflit au Sahel dans les districts d'Ayérou, d'Abala (région de Tillaberi) et Guidan Roumdji (Région de Maradi).

ALIMA/BEFEN interviennent dans le district de Mirriah depuis 2009 et dans le district de Dakoro depuis 2012. L'objectif du programme est de réduire la mortalité infanto-juvénile dans les 2 districts sanitaires à forte prévalence de malnutrition aigüe sévère (MAS) et de paludisme. Il consiste donc à renforcer l'accès à la prise en charge de la MAS et aux soins de santé préventifs et curatifs pour les enfants de moins de 5 ans et les femmes enceintes et allaitantes. ALIMA/BEFEN s'inscrivent dans une logique de désengagement progressif des Centres de Récupération Nutritionnelle Ambulatoire pour Sévères (CRENAS) en fonction de leurs ressources et capacités afin que les activités soient reprises par les autorités sanitaires.

En 2017, ALIMA/BEFEN a soutenu 12 CRENAS à Dakoro pour la prise en charge de la MAS, ainsi que l'hôpital de district pour les cas de MAS avec complications et le service de pédiatrie. Au Nord du district, une clinique mobile permet d'assurer les soins de santé maternelle et primaire dans les zones de désert sanitaire peuplées essentiellement de populations nomades.

Au Niger, les projets ALIMA/BEFEN sont financés par ECHO, BHA, AFD, GATES, ELRAH, UNICEF, Food For Peace, GIVEWELL, UNITAID.

LIENS FONCTIONNELS ET HIERARCHIQUES

• Lien hiérarchique :  Il·Elle rend compte au Chef ou à la Cheffe de mission, et au Coordinateur ou à la Coordinatrice générale·e (supérieur·e·s hiérarchiques)
• Lien fonctionnel :  Il.elle rend compte au référent logistique (référent technique) du siège
• Il·Elle encadre l'ensemble de l'équipe logistique de la mission et collabore avec toutes les équipes

PROTECTION DES BÉNÉFICIAIRES ET DES MEMBRES DE LA COMMUNAUTÉ

Niveau 3  : Dans le cadre de ses fonctions, le ou le titulaire du poste sera amené·e à visiter les programmes et être en contact avec des enfants ou/et des adultes vulnérables. Par conséquent, la vérification du casier judiciaire ou la présentation d'un certificat de bonne vie et mœurs sera nécessaire. Dans les situations où l'impossibilité de fournir un casier judiciaire ou un certificat de bonne vie et mœurs est constatée, une déclaration sur l'honneur sera demandée.

Responsibilities

Le·la Coordinateur.trice Logistique a pour rôle de garantir le support technique et logistique des missions, la pertinence et la cohérence des programmes en termes logistiques. Bien que basée.e en capitale, le·la Coordinateur.trice Logistique est avant tout un acteur de terrain. Ainsi, il·elle y passera au moins 50 % de son temps afin de participer à l'ouverture et au développement de nos programmes, de former et d'encadrer les logisticien·ne·s de terrain, de veiller à l'application des politiques ainsi qu'à l'utilisation des techniques et des équipements les plus appropriés.

Il·elle doit s'assurer que toutes les activités logistiques prennent en charge les programmes respectant les procédures décrites dans le TVE (Tableau Engagement des Dépenses). Il·elle s'assure que la mission s'inscrive dans une démarche environnementale dans le cadre de ses attributions.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Participe à l'élaboration des propositions, des notes conceptuelles des projets sur la mission :

• Détecter les enjeux logistiques dans la mise en œuvre du projet ;
• Produit des annexes support logistique au nouveau projet ;
• Effectue les estimations de coût support approvisionnement pour la rédaction des soumissions code projets.

Analyser, définir et ajuster les moyens logistiques de la mission

Recueil de données :

• Consolider les rapports de toutes les familles logistiques et analyser les données ;
• Fais des retours sur les packs logistiques des Responsables Logistique Projet (RLP) chaque mois au RLP et transmet au Référent Logistique Desk ;
• Assurer le suivi qualitatif de l'utilisation des outils logistiques sur la mission ;
• Contribue à la mise en place des outils permettant au Desk et aux équipes de participer au suivi de la mission et aux prises de décisions (sitreps, rapports d'activité, rapports de visites etc.)

Analyse, interprète et définit la stratégie logistique de la mission :

• Fixer les stratégies logistiques et mettre en œuvre les activités logistiques de toute la mission ;
• Apporte du support logistique et technique aux développements des différents projets de la mission : interaction lors des réunions de coordinations, donne des réponses techniques aux questions logistiques de mise en œuvre ;
• En collaboration avec les Responsables Logistique Projet, le·la Coordinateur.trice Logistique planifie et assure le suivi des programmes logistiques des divers projets, en adéquation avec les besoins.

Met en œuvre les programmes ALIMA

Représentation :

• Assure une collaboration active et participe aux différents clusters UN et forums inter-ONG, en partageant les comptes rendus des réunions au sein de la coordination et avec le Desk si pertinents.

Contribue à l'organisation des projets :

• Participe aux discussions sur la conduite du projet et la définition des objectifs :
  • Participe à la détection (visites et recherche d'informations) et à la réaction rapide aux urgences ;
  • Participe à la surveillance des opérations sur les projets ;
  • Planifie et assure le suivi des programmes logistiques des divers projets, en adéquation avec les besoins médicaux (état des lieux, priorités, budget, choix techniques, supervision avancée des projets).
• Contrôle que l'approvisionnement des projets (Commandes internationales et locales, stockage, réception, livraison, transport,) est assuré dans les meilleurs délais et applique des solutions correctives si nécessaire ;
• Superviser la qualité des activités d'hygiène dans les structures de santé, avec le Coordinateur Médical : Eau, hygiène, assainissement, lutte anti-vectorielle, etc.
• Garantit l'adéquation des équipements, leur entretien et leur renouvellement ;
• S assurer de l'application des procédures de suivi des équipements et du contrôle de la qualité des outils de suivi ;
• Partage les données logistiques de manière pertinente avec les départements support et opérationnels, ainsi que le Desk.

Gestion de la sécurité :

• Superviser la gestion sécuritaire, en lien avec le Chef ou la Cheffe de Mission (analyse des risques, suivi des mouvements, rédaction des guides sécuritaires) ;
• Évaluer et coordonner la mise en place et le respect des mesures de réduction de risques sur toute la mission : mise à jour des outils, choix des bâtiments, briefing ;
• Limitez les risques pris par les équipes, en veillant à la présence, la fiabilité et la bonne utilisation des moyens et méthodes utilisés pour la sécurité (informations, équipements, briefing, formation,).

Communication et vie d'équipe :

• Assurer l'adéquation des conditions de vie des équipes (bâtiments, standard de confort) ;
• Organise et encadre le fonctionnement de la logistique des missions (briefing, visite, personnel, appui au Logisticien terrain).

Respect des procédures :

• Assure la gestion financière logistique du programme :
  • Élabore le budget logistique et assure les révisions budgétaires en fonction des travaux en cours, et planifie les activités à venir ;
  • Suit les dépenses par axes analytiques et les analyses, en collaboration avec les Responsables Administration Projet.
• Garantit la qualité des dossiers d'approvisionnement sur la base du TVE des différents sites de la mission par la formation des équipes, en mettant un accent sur la rigueur du respect des procédures ;
• Veille à l'application des procédures et outils adéquats à l'exécution des chantiers techniques : construction, WASH ;
• Définit les implications logistiques dans la « proposition » (besoin, coût, planning, procédures, éventuelle dérogation).

Objectifs spécifiques :

• Assure la préparation aux réponses d'urgence : détails des activités logistiques par scénario d'intervention, anticipe les moyens à mobiliser pour répondre aux urgences ;
• Revoit le mis en place RH logistique dans la stratégie globale de la mission, et en particulier dans les zones d'accès difficiles (profilage) ;
• S'implique simplifié dans la stratégie « contrôle à distance » de certains projets de la mission, dû au contexte sécuritaire ;
• Au niveau de sécurité, s'investit avec le.la Chef.fe de mission dans le suivi rigoureux des indicateurs de niveau de sécurité dans le pays ;
• Suit la mise en place des projets spécifiques (AIRE, Vaccination COVID, etc.) : les activités, approvisionnement, reporting.

Encadrement et animation d'équipe :

• Met en place un département logistique à la coordination, dans un esprit et un fonctionnement garantissant les synergies entre service. Impulse également des échanges de bonnes pratiques intra et inter départements ;
• Définit les profils de poste et les plans d'objectifs de performance des membres de son équipe dans un objectif de développement des compétences. Participe aux bilans de son équipe dans une approche de parcours professionnel, et participe aux bilans des responsables du département logistique des bases (Responsable Logistique Projet, Responsable Approvisionnement…) ;
• Rendre possible des formations et changement de poste en renforçant leurs compétences et développant leur autonomie ;
• Proposer et anticiper des détachements vers d'autres missions ALIMA ;
• Identifier les compétences que les membres de son équipe doivent acquérir pour maîtriser leur poste et organiser des formations pour les renforcer, OU s'assurer de l'adéquation des besoins de l'organisation avec le savoir-faire et les motivations de ses collaborateurs ;
• Incarne et transmet les valeurs, veille au respect du code de conduite et des politiques institutionnelles, de l'état d'esprit et des comportements individuels et collectifs attendus ;
• Organiser et animer des réunions d'équipe ;
• Assurer la supervision, la formation, le support et l'évaluation technique des logisticiens capitaux et bases ;
• Organiser le département logistique en l'absence d'un Logisticien ;
• Organiser des formations logistiques pour les Logisticiens terrain (2 fois par an) :
  • Remise à niveau concernant les procédures ;
  • Sécurité ;
  • Mise à jour technique ;
  • Acquisition de nouvelles compétences.
• Effectue le briefing de tout nouvel expatrié au niveau national (sécurité + information logistique) ;
• Effectue le briefing de tout nouvel expatrié logistique (organisation, description de poste…) ;
• Prévoit les besoins RH expatriés :
  • Description de poste ;
  • Mise à jour de l'organigramme ;
  • Collaboration avec l'Administrateur sur le plan de fin. Expatrié.

Mise en œuvre des mesures de prévention contre les abus de pouvoir, les violences sexistes et sexuelles :

• Participe aux formations et séances de sensibilisation ;
• Applique les normes relatives à la prévention des abus ;
• Assurez-vous que les membres de son équipe suivent les formations et les séances de sensibilisation et appliquent les normes relatives à la prévention des abus ;
• Contribue à créer et maintenir un environnement épanouissant et protecteur**.**

Responsabilité environnementale au sein du département logistique et de la mission :

• Met en œuvre les moyens pertinents en phase avec la politique environnementale : énergie, approvisionnement ;
• Veiller à la gestion des déchets médicaux dans les structures en respectant les protocoles de destruction ;
• Veille à la gestion des huiles de moteur – cartouches d'imprimantes.

Experience Requirements

• Expérience réussie d'au moins 2 ans sur un poste similaire (avec un gros volume d'activités)
• Expérience reconnue dans la mise en place et le suivi des schémas de gestion logistique et sécurité ONG
• Expérience dans un contexte d'intervention de prise en charge de la malnutrition
• Expérience en gestion d'équipe

Additional Requirements

Qualités du candidat :

• Leadership
• Vision stratégique
• Sens de la diplomatie
• Flexibilité et gestion du stress
• Travail d'équipe et coopération
• Capacité d'analyse et de synthèse
• Capacité d'organisation
• Autonomie, curiosité et sens critique
• Patience et maturité professionnelle
• Capacité à travailler en équipe dans des contextes multiculturels
• Bonne condition physique
• Connaissances informatiques de base (Word, Excel et internet)

Langues :

• Bonne maîtrise du français (lu, écrit, parlé) indispensable
• L'anglais est un atout

Benefits

Durée et type de contrat  : CDD de 6 mois, avec possibilité de renouvellement selon la disponibilité des fonds

Prise de poste  : ASAP

Salaire  : Selon grille salariale ALIMA + expérience + perdiem

ALIMA prend en charge :

• Logement commun pris en charge par ALIMA
• Perdiem journalier selon la politique des perdiem ALIMA du pays et proportionnellement à la présence de l'expatrié dans le pays de mission
• Assurance santé prise en charge par ALIMA pour lui et ses ayants droit
• Billets d'avion pour les Breaks tous les 3 mois (à partir de 6 mois de mission)
• Déplacement interne assuré par ALIMA

Les candidatures sont traitées suivant l'ordre d'arrivée

ALIMA se réserve le droit de fermer l'offre avant le terme initialement indiqué si une candidature est retenue