Administrateur Régional en Afrique de l'Ouest

Job Description

L’Administrateur Régional assure la coordination, la gestion, la formation et le soutien de toutes les activités administratives menées au niveau de la coordination régionale dans la région. En tant que membre clé de l'équipe de coordination régionale, le titulaire du poste devra s'assurer que la gestion des finances régionales, la gestion des RH et l'administration soient conformes aux politiques et aux lignes directrices du Siège COOPI et aux lois locales. Il s'assure que la qualité du programme soit conforme aux normes organisationnelles, il appui les processus d’achat, de commerce et des financement des programmes, en gérant les propositions de financement et les rapports pour les bailleur en temps utile et précis.

Les pays couverts par la Coordination régionale sont les suivants: Burkina Faso, Gambie, Mali, Mauritanie, Niger, Nigeria, Sénégal.

Responsibilities

Coordination:

• Fournie un support à la préparation budgétaire annuel des Pays;
• Planifie le budget régional et son monitorage de façon périodique;
• Supporte l’organisation du travail des Administrateurs Pays en fournissant les indications (priorité, modalité) du travail;
• Assure la solidité financière de la Coordination Régionale;
• Vérifie la solidité financière, les pourcentages administratives et les contingents monétaires;
• Assure un suivi actif et régulier des aspects financiers de chaque pays concernés, soit à distance, soit par le biais de missions de suivi;
• S’occupe de la mise à jour pour l’élaboration des fiches budget.

Gestion des projets:

• Assure que les Coûts Italie des pays de compétence de la part du siège de Milan soient transmis à l'Administrateur Pays;
• Assure la mise en place et le développement du plan d’achat par les Administrateurs Pays;
• Donne appui, le cas échéant, pour surveiller l’adhérence entre la comptabilité du projet et celle du pays, en vérifiant la cohérence entre les comptabilités et les autres documents internes;
• Vérifie et suit les subventions à recevoir.

Ressources Humaines:

• Participe à la phase de sélection: entretiens, tests et comptes rendus finales;
• Assure l’évaluation des Administrateur Pays et Projets à la fin du contrat.

Bilan:

• Vérifie que les données fournis par les pays soient correctes et complètes pour le bilan annuel et que soient transmis au siège.

Reporting:

• Fait la planification et le monitorage des temps de réalisation des rapports à présenter au Siege et à l’étranger dans les Pays sous la Coordination;
• Donne appui aux pays pour la vérification des rapports intermédiaires ou finals réalisés au niveau local;
• Vérifie les rapports finals qui doivent être transmis par le Siege;
• Assure le support aux audit réalisés par la siège;
• Périodiquement vérifie et analyse les rapprochement des comptes bancaires pays.

Educational Requirements

• Formation universitaire en Sciences Sociales, Sciences d’Affaires ou Techniques;

Experience Requirements

• Un minimum de cinq ans d'expérience professionnelle pertinente;
• Au moins trois ans d'expérience démontrée dans le domaine de l'aide internationale et du développement dans des pays africains, se trouvant dans une situation similaire;
• Maîtrise des procédures des principaux bailleurs (ex. EU, ECHO, les Agences UN);
• Excellent niveau de communication oral et écrit, d'aptitudes à la négociation, de compétences multitâches et grands de l’organisation;
• Capacité démontrée de travail en équipe nécessaire;
• Expérience de liaison avec les autorités gouvernementales/locales, les OI et les ONG;
• Capacité démontrée de travailler dans des environnements stressants et sous pression;
• Excellente connaissance de la langue française;
• Excellente connaissance du paquet MS Office.

Additional Requirements

Souhaitables

• Connaissance de la langue italienne;
• Précédente expérience dans une mission de COOPI;
• Expérience de travail dans des environnements sujets aux conflits;
• Expérience en matière de logistique, d'approvisionnement et de sécurité;
• Expérience dans la gestion du personnel.